Un evento es una ocasión para que sucedan muchas cosas buenas, pero también suele ser ese instante en que la gente comete más equivocaciones irreparables por unidad de tiempo. En este tema reunimos las recomendaciones de La Ovejita para que todo salga de perlas.
TEMPORIZA
No se puede hacer nada en serio sin un plan. ¿Celebrarías una boda o un momento crucial de tu vida de forma improvisada? Pues un evento se merece el mismo cuidado e interés y para ello hay que temporizar. Hay una primera fase en que diseñas el evento: decides cuándo, cómo, dónde, sabes ya quiénes van a ser sus participantes. Cuando ya tienes toda la información, creas los materiales físicos y virtuales para difundir el evento: carteles, folletos/fliers, creas un tema en tu blog, un evento en redes sociales o portales de eventos… Luego vienen los medios, que deben saber que celebras tu evento entre 10 y 15 días antes del mismo. El día antes es demasiado tarde. Unos días antes (entre 5 y 7) puedes enviar un boletín por correo electrónico a tus contactos. En internet conviene no ser demasiado insistente, pero que al mismo tiempo, se entere todo el mundo.
ASISTENCIA
Vayan más o vayan menos, si hemos hecho todo lo posible, lo que viene ahora es disfrutar. Si hay pocas personas en el público puede ser por infinidad de factores. No te hagas la lista mental de personas que te dijeron que estarían y no han llegado. No vale la pena. La gente tiene inconvenientes, cambia de opinión, se pone enferma o se queda más tiempo en el trabajo. En realidad, nadie tiene la obligación de acudir ni a tu evento ni a ninguno. Si tienes por costumbre insistir a la gente en que debe estar te estás equivocando porque tendrás a demasiada gente obligada que quisiera estar en otro lugar.
OBLIGACIONES
En la misma línea que el elemento anterior, por mucho que tú vayas a otros eventos, que compres los libros o la música o la obra de otras personas, esas personas -ni nadie- tienen obligación de devolverte ese favor. Si es así como entiendes la creación de eventos, de nuevo, estás en un error. Somos mayorcitos, deja que la gente fluya, que venga quien desee venir y que te compre libros o lo que vendas si realmente lo desea. Es la forma de crear un público sincero, adulto, sin ese tipo de compromisos más propios de adolescentes.
LA CALIDAD
Todo evento tiene que tener como objetivo la calidad, el disfrute, que todo esté hecho de manera impecable, pero sin sufrir ni molestar a nadie. No importa que haya 10 o 100 personas, los eventos deben tener un horario serio. No pueden durar ni quince minutos (porque sería una falta de respeto) ni tampoco 5 horas (porque nos adueñamos del tiempo de la gente). La puntualidad es esencial. Es una idea pésima que aparezca una hora de comienzo y el evento empiece dos horas después. Es una costumbre que por alguna extraña razón tiene mucho éxito entre los hispanos, pero sinceramente, deberíamos acabar con ella. Recomiendo poner una hora, por ejemplo, las 7:30 para que vaya llegando la gente y comenzar a las 8:00, siempre de manera puntual y exacta. No podemos depender de quien no haya llegado. Tenemos que comenzar. Si falta algún participante en el evento, comenzamos ya y reorganizamos el orden de las personas que van a tomar parte. La calidad también implica que tenemos que tener el mismo respeto por nuestro público si hay 8 que si hay 80 personas en el público. Debemos celebrar el mismo acto, con la misma pasión. Al fin y al cabo, quienes han acudido no tienen la culpa de la poca asistencia.
UN RESPETO
no se puede celebrar un evento en el que unos invitados/as sean tratados como dioses y otros como si fueran escoria. Es una costumbre demasiado extendida y creo que debería erradicarse. Los protagonistas locales no deben tampoco tratarse mejor que los que vienen de otros lugares. De nuevo, es otra falta de respeto. Me han pasado cosas tan surrealistas en los eventos que podría escribir una enciclopedia de errores. Si se toman fotos y luego se comparten se deben tomar fotos a todas las personas que participan. Lo mejor es tomar varias fotos a cada participante, para poder seleccionar las mejores fotos. Tomar solo una a cada persona es una muy mala idea. También, si enviamos una nota a los medios antes o después del evento deben estar listados los nombres de todos los participantes y si el periodista es tan poco profesional de recortar o eliminar los nombres de quienes no conoce, sería bueno que le llamemos la atención para que corrija esa información incompleta, sobre todo si es un medio virtual.
CONCLUSIÓN
Tenemos que crear eventos para el disfrute, sin tensiones ni crearnos expectativas muy elevadas en cuanto a resultados, asistencia, ventas. El éxito lo suelen dar los contactos que hagamos y muchos elementos intangibles que no siempre se traducen en números o en dinero. En muchos días tristes o eventos que para otras personas han sido un desastre, yo he conocido a personas que han cambiado mi vida. Como decía Woody Allen, cuando haya un evento, siempre hay que acudir y yo añadiría: siempre hay que tener una actitud inteligente y receptiva, porque nunca se sabe…
Si queréis conocer los eventos de La Ovejita, recomiendo que visitéis nuestra secciones de eventos que hemos celebrado y de eventos futuros. Y si te animas y deseas acudir a nuestros eventos, nos vemos en Nueva York…
Contacto: juannavidad@gmail.com