La gestión documental del escritor

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Quienes escribimos, lo hacemos a menudo de manera compulsiva: una servilleta en un bar, un sms que dejamos en borrador, un bloc de notas en el móvil, nuestros tradicionales cuadernos, la parte de atrás de un recibo, un email que nos enviamos a nosotros mismos, una grabación en audio o vídeo… cualquier forma y lugar es bueno si sirve para inmortalizar uno de nuestros textos, frases o ideas. Pero, ¿qué sucede después? Muchas veces descuidamos lo que hacemos, lo dejamos en cualquier lugar, sin copias, perdemos textos, incluso podemos llegar a perder un libro entero o una novela que hemos dejado en un USB por creer que es un medio seguro y fiable de almacenamiento.

Si escribes, este tema creo que podría resultarte muy interesante. El pasado 25 de noviembre tuvimos una sesión formativa en Teatro IATI, en la zona de teatros de Off Broadway en Manhattan y muchas personas que estuvieron en la breve charla que tuvimos sobre gestión documental vieron la importancia de este asunto.

Lo primero que debemos admitir es que los autores/as literarios tenemos que formarnos, mientras en más materias, mejor. En estos tiempos que corren, no podemos quedarnos atrás. Y esa formación tiene que ir en varias direcciones: la primera es la literaria, la segunda, la tecnológica y la tercera, la de márketing. En el primer caso, nosotros tenemos talleres literarios presenciales y virtuales, también enseñamos márketing a escritores/as y en este tema os hablaremos de la parte técnica, la que tiene que ver con nuestros textos desde que los tecleamos (incluso antes) y hasta que son publicados (incluso después).

Un elemento importante que no podemos descuidar es que todo lo que escribimos es valioso: sea o no literario, puede resultarnos útil en el futuro. En realidad, deberíamos decir “todo lo que creamos”, porque podemos escribirlo, pero también podríamos grabarlo en formato sonido o en vídeo o escribirlo en algo que plasmamos en una fotografía.

Nuestro cometido en la buena gestión documental es que nada se pierda y las maneras son muchas:
-escribimos algo en un papel y éste se pierde o lo tiramos o el papel se moja o arde
-escribimos algo en un móvil/celular, portátil, tableta, etc. y se nos borra accidentalmente
-grabamos algo en una grabadora que se estropea
-escribimos todo en un portátil y se estropea o nos lo roban
-tenemos un incendio en casa y se pierden nuestros cuadernos.

Las opciones pueden ser más, pero ya podemos extraer muchas conclusiones:
1ª.-todo lo que escribimos en papel, debemos copiarlo a formato digital
2ª.-todo lo que tenemos en un celular, portátil, tableta, etc. debemos tener copia de seguridad
3ª.-debemos conservar una copia de seguridad fiable, es decir, un disco duro externo (nada de USBs, ni CDroms ni tarjetas SDcard).
4ª.-cuando viajemos, nunca podemos tener el portátil y el disco duro de seguridad en la misma bolsa o maleta.
5ª.-Si tenemos una segunda casa o lugar donde podamos dejar una copia de seguridad, mejor que tener todo en la misma casa.

Dependiendo de nuestro grado de cumplimiento de estos cinco puntos, las posibilidades de perder un libro, un poema, una frase, etc. serán mayores o menores.

Las reglas 4ª y 5ª son importantes y serían similares a lo que suelen hacer las personas importantes, como un presidente y un primer ministro o un rey y una reina, que pueden volar en distintos vuelos por si hay un atentado o accidente, para que no fallezcan ambos. Si llevamos en un mismo bolso o maleta el ordenador y el disco duro y se pierde o nos lo roban, no podemos perder ambas copias nunca.

La gestión documental puede ser “ligera” o “intensa”. Yo sigo el modelo intenso, es decir, me guardo todo lo que escribo y todo lo que comparto en internet. Me gusta tener un control de todos mis contenidos. También trato de hacer una buena gestión documental de mis apariciones en medios de comunicación o todos mis otros recursos (fotografías, eventos, vídeos, audios, enlaces…).

A modo de resumen, si tus textos no los proteges ni realizas una buena gestión de ellos, corres el riesgo de perder un poema, un libro de cuentos o una novela. Es un tema apasionante, lleva un proceso de aprendizaje, de formación. Yo voy a enseñar todo lo que sé en un curso virtual de 2 horas. No importa en qué lugar del mundo estés, podrías seguirlo. Tendré un precio especial para las primeras personas que lo hagan. Si te interesa saber más, escríbeme: juannavidadNY@gmail.com

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